zma001404 10.3205/zma001404 urn:nbn:de:0183-zma0014045 short report Kurzbeitrag Anpassungen des Mentoring und der Ausbildung von Peer-Mentor*innen an der Medizinischen Fakultät während der COVID-19-Pandemie Zibold Zibold J. J

University Hospital LMU Munich, Institute for Medical Education, Pettenkoferstr. 8a, D-80336 Munich, GermanyUniversity Hospital LMU Munich, Institute for Medical Education, Munich, Germany

LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, Pettenkoferstr. 8a, 80336 München, DeutschlandLMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland

Julia.zibold@med.uni-muenchen.de author Gernert Gernert J. A. JA

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LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland

author Reik Reik L. J. U. LJU

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LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland

author Keidel Keidel L. M. LM

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LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland

author Graupe Graupe T. T

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LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland

author Dimitriadis Dimitriadis K. K

University Hospital LMU Munich, Institute for Medical Education, Munich, Germany University Hospital LMU Munich, Department of Neurology, Munich, Germany University Hospital LMU Munich, Institute for Stroke and Dementia Research (ISD), Munich, Germany

LMU Klinikum, Institut für Didaktik und Ausbildungsforschung in der Medizin, München, Deutschland LMU Klinikum, Neurologische Klinik und Poliklinik, München, Deutschland LMU Klinikum, Institut für Schlaganfall- und Demenzforschung (ISD), München, Deutschland

author German Medical Science GMS Publishing House

Düsseldorf

610 COVID-19 corona virus mentoring mentors medical education online education COVID-19 Coronavirus Mentoring Mentor*innen medizinische Ausbildung Online-Ausbildung peer mentor training Peer-Mentor-Training 20200730 20201011 20201124 20210128 engl germ This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution 4.0 License. Dieser Artikel ist ein Open-Access-Artikel und steht unter den Lizenzbedingungen der Creative Commons Attribution 4.0 License (Namensnennung). 2366-5017 38 1 GMS Journal for Medical Education GMS J Med Educ Teaching in times of Covid-19/Lehre in Zeiten von Covid-19 8 Zielsetzungen: Die COVID-19-Pandemie hat zu großen Anpassungen in den Gesundheitssystemen geführt und die medizinische Ausbildung erheblich beeinträchtigt. Dementsprechend musste unser Mentoring-Programm MeCuM-Mentor seine virtuellen Elemente erweitern, um dem Mentoring-Bedarf an der Medizinischen Fakultät der Ludwig-Maximilians-Universität München weiterhin gerecht zu werden.Methoden: Hier berichten wir über unsere neu implementierten Online-Formate zur Erleichterung der Ausbildung studentischer Peer-Mentor*innen sowie über die Einführung einer Online-Sprechstunde und einer neuen sozialen Mentoring-Veranstaltung namens PubQuiz.Ergebnisse: Erste Ergebnisse zeigen die Realisierbarkeit der virtuellen Formate, die von den Teilnehmern positiv bewertet wurden. Die Auslastung der Formate deutet auf einen bestehenden Bedarf an Mentoring während der Pandemie hin. Darüber hinaus fördert die neue Veranstaltung PubQuiz die soziale Interaktion unter den Studierenden während der Kontaktbeschränkungen aufgrund von COVID-19.Schlussfolgerung: Mit dem Übergang zu Online-Formaten konnte das Mentoring an der Medizinischen Fakultät während COVID-19 fortgesetzt werden. Das neu eingeführte PubQuiz wird wiederholt. Es bleibt jedoch unklar, inwieweit Online-Formate persönliche Mentoring-Gespräche oder Peer-Mentoring-Treffen ersetzen können. Objectives: The COVID-19 pandemic has led to major adjustments in health care systems and significantly affected medical education. Accordingly, our mentoring program MeCuM-Mentor had to expand its virtual elements, in order to continue to meet the needs for mentoring at the medical faculty of the Ludwig-Maximilians-University Munich.Methods: Here we report on our recently implemented online formats to facilitate training for currently coached peer mentors, as well as the introduction of an online consultation hour and a new social mentoring event called PubQuiz.Results: First results demonstrated feasibility of the above-mentioned virtual formats, which were positively rated by the participants in small voluntary evaluation questionnaires. Utilization rates indicate existing need for mentoring during the pandemic. In addition, the new event PubQuiz promotes social interaction among peers during isolation due to COVID-19.Conclusion: With the transition to online formats, mentoring at the Medical Faculty could be continued during COVID-19. The newly introduced mentoring event PubQuiz will be repeated. However, it remains unclear to what extent online formats can replace in-person one-to-one mentoring conversations or peer mentoring meetings. IntroductionSince March 2020 any large in-person class or university social event was prohibited due to COVID-19 pandemic. Transition into online curricula, lack of practical experience and limitations in peer exchange, led to uncertainties and insecurities among medical students. The value of mentoring in medical education has been widely acknowledged . First publications indicated an increased demand for mentoring during the pandemic , . Furthermore, it has been emphasized that new formats, adjusted to the restrictions of a pandemic, are necessary . Thus, our well-established mentoring program MeCuM-Mentor adapted its virtual elements in order to meet need for mentoring. We here present new implemented online formats for peer mentor training, online mentoring consultation and a social mentoring event which all aim to support medical students during COVID-19. EinführungSeit März 2020 sind aufgrund der COVID-19-Pandemie große Lehr- und Universitätsveranstaltungen in Präsenz verboten. Der Übergang zu Online-Curricula, mangelnde Praxis und eingeschränkte soziale Kontakte führen zu Unsicherheit unter den Medizinstudierenden. Der Mehrwert von Mentoring in der medizinischen Ausbildung ist weithin anerkannt . Erste Veröffentlichungen zeigen eine erhöhte Mentoring-Nachfrage während der Pandemie , . Es wird betont, dass neue Formate, angepasst an die Restriktionen einer Pandemie, notwendig sind . So hat unser etabliertes Mentoring-Programm MeCuM-Mentor seine Formate virtuell angepasst. Wir stellen hier neu implementierte Online-Formate zur Peer-Mentor*innen-Ausbildung, zur Online-Beratung sowie eine virtuelle soziale Mentoring-Veranstaltung vor, die alle darauf abzielen, Medizinstudierende während COVID-19 zu unterstützen. Project descriptionMeCuM-Mentor is the mentoring program for over 4000 students at the medical faculty of the Ludwig-Maximilians-University Munich . It is based on two main pillars: a one-to-one mentoring program comprising a large number of mentoring relationships (757 matches physicians – senior students; 365 matches student peer mentors – junior students) and well-established peer mentoring events, covering various topics (such as career planning, study options) organized by students , , . While the one-to-one matchmaking process was already based on an online tool , all mentoring events and training of new peer mentors used to take place face-to-face. Adapting to the pandemic our mentoring program expanded its online elements to provide a nearly in-person mentoring interaction via the platform Zoom:First important step was to convert the pre-planned training for the currently coached peer mentors into a monthly virtual course via Zoom. Subsequently, they could accompany digital implementation of mentoring events. An online evaluation questionnaire was sent by e-mail to all currently trained peer mentors at the end of the semester.Due to an above-average number of inquiries from students via e-mail to the coordinators of the mentoring program, a weekly consultation hour via Zoom was initiated in a second step. There, students could regularly and easily address their questions in individual one-on-one talks with a coordinator of the mentoring program.Furthermore, a new event called PubQuiz with regard to the psychosocial consequences of COVID-19 was initiated. As already pointed out by Gotian 2020: “Most importantly, remember the human and empathetic part of the mentoring relationship” . In seven teams of five participants, consisting of physician mentors, peer mentors and students, quiz questions were answered in break out rooms via Zoom. The aim of the event was to create an evening program despite the social isolation caused by COVID-19, which, besides the fun factor of the quiz, should promote the exchange between mentors and mentees and attract new students to the mentoring program. An online evaluation was conducted using the survey tool from Zoom. ProjektbeschreibungMeCuM-Mentor ist das Mentoringprogramm für über 4000 Studierende an der Medizinischen Fakultät der Ludwig-Maximilians-Universität München . Es basiert auf zwei Säulen: einem individuellen Mentoring-Programm mit zahlreichen Mentoring-Beziehungen (757 Beziehungen Ärzt*Innen – Studierende; 365 Beziehungen Peer-Mentor*innen – Studierende) und etablierten Peer-Mentoring-Veranstaltungen zu verschiedenen Themen (wie Karriereplanung, Studienoptionen) , , . Während der individuelle Matching-Prozess bereits auf einem Online-Tool basierte , fanden alle Mentoring-Events und die Ausbildung neuer studentischer Peer-Mentor*innen bisher in Präsenz statt. Angepasst an die Pandemie erweiterte unser Mentoring-Programm nun seine Online-Formate, um eine annähernd persönliche Mentoring-Interaktion zu ermöglichen:Der erste wichtige Schritt war die Umstellung der Ausbildung für die aktuelle Kohorte der Peer-Mentor*innen in einen monatlichen virtuellen Kurs über Zoom. Zudem wurden diese zur digitalen Umsetzung der Mentoring-Veranstaltungen angeleitet. Am Ende konnten alle Peer-Mentor*innen die Schulung online evaluieren.Aufgrund von zahlreichen Anfragen Studierender per E-Mail an das Mentoring-Programm, wurde in einem zweiten Schritt eine wöchentliche Sprechstunde über Zoom initiiert. Dort konnten die Studierenden ihre Fragen in Einzelgesprächen mit Koordinator*innen des Mentoring-Programms besprechen.In Hinblick auf die psychosozialen Folgen von COVID-19 wurde eine neue Veranstaltung namens PubQuiz initiiert. So betont Gotian (2020), es sei am Wichtigsten, den menschlich empathischen Teil einer Mentoring-Beziehung zu beherzigen . In sieben fünfköpfigen Teams, bestehend aus ärztlichen und Peer-Mentor*innen sowie Studierenden, wurden Quizfragen über Zoom beantwortet. Ziel der Veranstaltung war es, trotz der Kontaktbeschränkungen durch COVID-19 ein Abendprogramm zu schaffen, das, neben dem Spaßfaktor eines Quiz, auch den Austausch zwischen Mentor*innen und Mentees fördern sowie neue Studierende für das Mentoring-Programm gewinnen soll. Eine Online-Evaluation wurde mit dem Umfragetool von Zoom durchgeführt. ResultsUtilization rate of all online implemented elements showed existing demand for mentoring among students. In addition, feedback was positive:In the virtual peer mentoring course, topics were: adaptation by COVID-19, evaluation of mentoring relationships, planning of the upcoming semester as well as discussions on new projects. In a small voluntary evaluation questionnaire among the currently trained peer mentors (n=12 of 35 peer mentors, return rate 34.3%), the majority pleaded for future continuation of the meetings with the peer mentor group not only in person (75%) but also via Zoom (66.7%). In the context of their one-to-one peer mentoring, student mentors stated that they continued meetings virtually (including telephone calls (25%), video calls e.g. via Zoom (50%), text message (25%)).The weekly consultation hour via Zoom was regularly used by students. Topics included advice on mentoring and matching, information on how to apply as a peer mentor, and questions about different projects.The PubQuiz was evaluated with a small questionnaire (n=21 of 35 participants, response rate 60%), in which 85.7% rated the event as excellent. The vast majority also pleaded for repetition – both in virtual form (85.7%) and face-to-face (60%). Nine participants (42.9%) also indicated that this encouraged them to find their own mentor. ErgebnisseDie Auslastung aller online implementierten Formate zeigte die bestehende Nachfrage nach Mentoring unter den Studierenden. Zudem gab es positives Feedback:Die virtuelle Peer-Mentoring-Ausbildung beinhaltete: Einführung in die COVID-19 bedingten Anpassungen, Evaluation der Mentoring-Beziehungen, Semester-Planung und Diskussion über neue Projekte. In einer freiwilligen Evaluation unter den neuen Peer-Mentor*innen (N=12/35, Rücklauf 34,3%) plädierte die Mehrheit für eine zukünftige Fortsetzung der Treffen nicht nur in Person (75%), sondern auch über Zoom (66,7%). In Bezug auf ihre individuellen Mentoring-Beziehungen gaben sie an, dass sie die Treffen mit ihren Mentees virtuell fortsetzten (über Telefongespräche (25%), Videoanrufe z.B. über Zoom (50%), SMS (25%)).Die wöchentliche Sprechstunde über Zoom nutzten die Studierenden regelmäßig. Zu den Themen gehörten Beratung zu Mentoring inklusive Matching, Informationen über die Bewerbung als Peer-Mentor*in und Fragen zu verschiedenen Projekten.Das PubQuiz wurde von den Teilnehmenden freiwillig evaluiert (N=21/35, Rücklauf 60%). 85,7% bewerteten die Veranstaltung als ausgezeichnet. Die überwiegende Mehrheit plädierte für eine Wiederholung – sowohl in virtueller Form (85,7%) als auch persönlich (60%). Neun Teilnehmende (42,9%) gaben an, dass sie ermutigt wurden, eigene Mentor*innen zu finden. DiscussionThe reorganization of our mentoring program by means of online platforms made it possible to keep mentoring running and to stay connected with all our stakeholders despite COVID-19. Moreover, training of peer mentors was warranted, which helped maintaining established projects and organizing new ones. Online formats offer the option to plan mentoring conversations more flexible and thus exchange experiences more often. However, in such virtual meetings the impact of an in-person contact is missing. Evaluation results of PubQuiz showed that physician mentors and students enjoy socializing even in a virtual casual atmosphere. In future, such event could be both offered virtually and in-person, in order to accommodate all preferences and foster a more informal exchange between mentors and mentees. DiskussionDie Neuorganisation unseres Mentoring-Programms mit Hilfe von Online-Formaten ermöglichte es, das Mentoring fortzuführen und trotz COVID-19 mit allen Interessensgruppen in Verbindung zu bleiben. Zudem war die Ausbildung von Peer-Mentor*innen gewährleistet. Online-Formate bieten die Möglichkeit, Mentoring-Gespräche flexibler zu planen und potenziell häufiger Erfahrungen auszutauschen. Jedoch fehlt bei virtuellen Treffen der Effekt eines persönlichen Dialogs. Die Evaluationsergebnisse des PubQuiz zeigen, dass Mentor*innen und Studierende in einer virtuellen, lockeren Atmosphäre gerne Kontakte knüpfen. In Zukunft könnten solche Veranstaltungen hybrid angeboten werden, um allen Präferenzen gerecht zu werden und einen informellen Austausch zwischen Mentor*innen und Mentees zu fördern. ConclusionA transition into online mentoring was successfully demonstrated and positively evaluated by participants. Both new mentoring consultation and training of the peer mentors could be smoothly implemented online. With PubQuiz, a new event was created that allows mentoring conversations in a novel context, focusing on the dimension of social interaction. Thus, we provide students with a valuable reference point even during COVID-19. Due to the continuing interest in the PubQuiz, a repetition is already planned. To what extent virtual meetings can achieve similar outcomes and therefore replace face-to-face events in the mentoring context has to be investigated in future prospective randomized trials. SchlussfolgerungEin Übergang zum Online-Mentoring wurde erfolgreich demonstriert und von den Teilnehmenden positiv bewertet. Die Peer-Mentor*innen-Schulung und die neue Mentoring-Beratung konnten reibungslos online umgesetzt werden. Mit dem PubQuiz wurde eine neue Veranstaltung geschaffen, die Mentoring-Gespräche mit dem Fokus auf soziale Interaktion in einem neuartigen Kontext ermöglicht. Damit bieten wir den Studierenden auch während COVID-19 einen wertvollen Bezugspunkt. Aufgrund des anhaltenden Interesses am PubQuiz ist bereits eine Wiederholung geplant. Inwieweit virtuelle Begegnungen ähnliche Ergebnisse erzielen und somit persönliche Veranstaltungen im Mentoring-Kontext ersetzen können, muss in zukünftigen prospektiven, randomisierten Studien untersucht werden. Competing interestsThe authors declare that they have no competing interests. InteressenkonfliktDie Autor*innen erklären, dass sie keinen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit diesem Artikel haben. Burgess A van Diggele C Mellis C Mentorship in the health professions: a review 2018 Clin Teach 197-202 Burgess A, van Diggele C, Mellis C. Mentorship in the health professions: a review. Clin Teach. 2018;15(3):197-202. DOI: 10.1111/tct.12756 https://doi.org/10.1111/tct.12756 Gotian R Mentoring during the COVID-19 pandemic 2020 Nature Gotian R. Mentoring during the COVID-19 pandemic. Nature. 2020. DOI: 10.1038/d41586-020-01028-x https://doi.org/10.1038/d41586-020-01028-x Ali A Kazerooni R Amini M Tabari P Moosavi M Peer mentoring for medical students during COVID-19 pandemic via a social media platform 2020 Med Educ 762-763 Ali A, Kazerooni R, Amini M, Tabari P, Moosavi M. Peer mentoring for medical students during COVID-19 pandemic via a social media platform. Med Educ. 2020;54(8):762-763. DOI: 10.1111/MEDU.14206 https://doi.org/10.1111/MEDU.14206 Torda A How COVID-19 has pushed us into a medical education revolution 2020 Intern Med J 1150-1153 Torda A. How COVID-19 has pushed us into a medical education revolution. Intern Med J. 2020;50(9):1150-1153. DOI: 10.1111/imj.14882 https://doi.org/10.1111/imj.14882 Pinilla S Pander T von der Borch P Fischer MR Dimitriadis K 5 years of experience with a large-scale mentoring program for medical students 2015 GMS Z Med Educ Doc5 Pinilla S, Pander T, von der Borch P, Fischer MR, Dimitriadis K. 5 years of experience with a large-scale mentoring program for medical students. GMS Z Med Educ. 2015;32(1):Doc5. DOI: 10.3205/zma000947 https://doi.org/10.3205/zma000947 von der Borch P Dimitriadis K Störmann S Meinel FG Moder S Reincke M Tekian A Fischer MR A Novel Large-scale Mentoring Program for Medical Students based on a Quantitative and Qualitative Needs Analysis 2011 GMS Z Med Ausbild Doc26 von der Borch P, Dimitriadis K, Störmann S, Meinel FG, Moder S, Reincke M, Tekian A, Fischer MR. A Novel Large-scale Mentoring Program for Medical Students based on a Quantitative and Qualitative Needs Analysis. GMS Z Med Ausbild. 2011;28(2):Doc26. DOI: 10.3205/zma000738 https://doi.org/10.3205/zma000738 Welbergen L Pinilla S Pander T Gradel M von der Borch P Fischer MR Dimitriadis K The FacharztDuell: innovative career counselling in medicine 2014 GMS Z Med Ausbild Doc17 Welbergen L, Pinilla S, Pander T, Gradel M, von der Borch P, Fischer MR, Dimitriadis K. The FacharztDuell: innovative career counselling in medicine. GMS Z Med Ausbild. 2014;31(2):Doc17. DOI: 10.3205/zma000909 https://doi.org/10.3205/zma000909 Gernert JA Schaller J Graupe T Dimitriadis K 'Have a chat with...': an innovative format for mentoring of medical students 2019 Med Educ 501-502 Gernert JA, Schaller J, Graupe T, Dimitriadis K. 'Have a chat with...': an innovative format for mentoring of medical students. Med Educ. 2019;53(5):501-502. DOI: 10.1111/medu.13854 https://doi.org/10.1111/medu.13854 Gradel M Moder S Nicolai L Pander T Hoppe B Pinilla S Von der Borch P Fischer MR Dimitriadis K Simulating the physician as healthcare manager: An innovative course to train for the manager role 2016 GMS J Med Educ Doc41 Gradel M, Moder S, Nicolai L, Pander T, Hoppe B, Pinilla S, Von der Borch P, Fischer MR, Dimitriadis K. Simulating the physician as healthcare manager: An innovative course to train for the manager role. GMS J Med Educ. 2016;33(3):Doc41. DOI: 10.3205/zma001040 https://doi.org/10.3205/zma001040 Störmann S von der Borch P Dimitriadis K Online matchmaking enables large-scale individual mentoring 2010 Med Educ 489-526 Störmann S, von der Borch P, Dimitriadis K. Online matchmaking enables large-scale individual mentoring. Med Educ. 2010;44(5):489-526. DOI: 10.1111/j.1365-2923.2010.03663.x https://doi.org/10.1111/j.1365-2923.2010.03663.x 0 0 0 0