zma00136310.3205/zma001363urn:nbn:de:0183-zma0013635short reportKurzbeitragSelection procedure human medicine and psychology at the University of Witten/Herdecke: adaptation to the virtual zoom roomAuswahlverfahren Humanmedizin und Psychologie der Universität Witten/Herdecke: Adaptation an den virtuellen Zoom-RaumZupanicZupanicMichaelaMProf. Dr.
Witten/Herdecke University, Faculty of Health, Interprofessional and Collaborative Didactics, Witten, GermanyWitten/Herdecke University, Faculty of Health, Interprofessional and Collaborative Didactics, Witten, Germany
Universität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Interprofessionelle und Kollaborative Didaktik in Medizin- und Gesundheitsberufen, Witten, DeutschlandUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Interprofessionelle und Kollaborative Didaktik in Medizin- und Gesundheitsberufen, Witten, DeutschlandMichaela.Zupanic@uni-wh.deauthorSchulze-RohrSchulze-RohrJudithJWitten/Herdecke University, Faculty of Health, Witten, GermanyUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Witten, DeutschlandauthorNitscheNitscheJuliaJWitten/Herdecke University, Faculty of Health, Didactics and Educational Research in Health Science, Witten, GermanyUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Didaktik und Bildungsforschung im Gesundheitswesen, Witten, DeutschlandauthorOstermannOstermannThomasTWitten/Herdecke University, Faculty of Health, Department of Psychologie and Psychotherapy, Witten, GermanyUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Department für Psychologie und Psychotherapie, Witten, DeutschlandauthorHofmannHofmannMarzellusMWitten/Herdecke University, Faculty of Health, Students Dean Office, Witten, GermanyUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Studiendekanat, Prodekanat für Lehre, Witten, DeutschlandauthorEhlersEhlersJan P.JPProf. Dr.Witten/Herdecke University, Faculty of Health, Didactics and Educational Research in Health Science, Witten, GermanyUniversität Witten/Herdecke, Fakultät für Gesundheit, Didaktik und Bildungsforschung im Gesundheitswesen, Witten, DeutschlandauthorGerman Medical Science GMS Publishing House
Düsseldorf
610selection procedure human medicineselection procedure psychologyvirtual selection interviewsonline-assessmentacceptanceAuswahlverfahren HumanmedizinAuswahlverfahren Psychologievirtuelle Auswahlgesprächeonline-assessmentAkzeptanzSelection ProcedureAuswahlverfahren20200730202010132020101920201203englgermThis is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution 4.0 License.Dieser Artikel ist ein Open-Access-Artikel und steht unter den Lizenzbedingungen der Creative Commons Attribution 4.0 License (Namensnennung).2366-5017377GMS Journal for Medical EducationGMS J Med EducTeaching in times of Covid-19/Lehre in Zeiten von Covid-1970Einleitung: Zur Auswahl der Studierenden zum Wintersemester 2020/21 wurde in Anbetracht der geltenden Kontaktsperre und empfohlenen Abstandswahrung das etablierte Auswahlverfahren der Universität Witten/Herdecke (UW/H) an den virtuellen Raum adaptiert. Die drei Stationen im zweiten Schritt des Verfahrens, das biografische Einzelgespräch, Referat und Diskussion zu einem fachspezifischen Thema sowie Multiple Mini Interviews (MMI) zu den sozialen Kompetenzen der Bewerbenden erfolgten audiovisuell und in Echtzeit in Zoom-Meetings. Projektbeschreibung: Die ärztlichen, psychologischen und studentischen Gutachtenden wurden in Schulungen auf das virtuelle Auswahlverfahren vorbereitet. Die Bewerbenden erhielten drei Wochen vor den Auswahltagen Informationen zu den technischen Voraussetzungen für die Gespräche und für die von der Erhebung personenbezogener Daten betroffenen Personen bzgl. Datenschutz. Die Evaluation des virtuellen Auswahlverfahrens erfolgte durch die Gutachtenden mit einem Online-Fragebogen mit 8 soziodemografischen, 5 organisatorischen, 8 inhaltlichen und 3 offenen Fragen.Ergebnisse: Die 108 Gutachtenden führten in Tandems (ärztliche/psychologische und studentische Gutachter*innen) Auswahlgespräche mit 178 Bewerbenden für Humanmedizin und 105 Bewerbenden für Psychologie. Die Online-Evaluation durch 58 Gutachtende (Rücklaufquote 53,7%) ergab eine positive Zustimmung zum virtuellen Auswahlverfahren, mit günstigerer Bewertung von Organisation und Inhalt durch die ärztlichen und psychologischen Gutachtenden im Vergleich zu den studentischen Gutachtenden.Diskussion: Die adäquate Adaptation des Auswahlverfahrens der UW/H an den virtuellen Zoom-Raum sowie dessen Akzeptanz werden durch die erfolgreiche Durchführung der Auswahltage für die Studierenden zum Wintersemester 2020/21 und die Evaluation der Gutachtenden bestätigt.Schlussfolgerung: Die Ergebnisse und Analyse dieser Ausnahmesituation werden genutzt, um auch das kommende Auswahlverfahren zum Sommersemester 2021 im virtuellen Raum durchzuführen. Offen bleibt noch eine valide Einschätzung für die zukünftige Nutzung eines virtuellen Auswahlverfahrens als mögliche Ergänzung zu den persönlichen Auswahlgesprächen an der Universität Witten/Herdecke.Introduction: For the selection of students for the winter semester 2020/21, the established selection procedure of the University of Witten/Herdecke (UW/H) was adapted to the virtual space in view of the current contact ban and recommended keeping of distance. The three stations in the second step of the procedure, the biographical one-on-one interview, presentation and discussion on a subject-specific topic as well as multiple mini interviews (MMI) on the social skills of the applicants were audiovisual and in real time in zoom meetings. Project description: The medical, psychological and student reviewers were prepared for the virtual selection procedure in training sessions. Three weeks before the selection days, the applicants received information on the technical requirements for the interviews and on data protection for the persons affected by the collection of personal data. The evaluation of the virtual selection procedure was carried out by the reviewers using an online questionnaire with 8 socio-demographic, 5 organizational, 8 content and 3 open questions.Results: The 108 reviewers conducted selection interviews in tandems (medical/psychological and student reviewers) with 178 applicants for human medicine and 105 applicants for psychology. The online evaluation by 58 reviewers (response rate 53.7%) showed a positive agreement with the virtual selection procedure, with a more favorable assessment of organization and content by the medical and psychological reviewers compared to the student reviewers.Discussion: The adequate adaptation of the selection procedure of the UW/H to the virtual zoom room as well as its acceptance are confirmed by the successful execution of the selection days for the students for the winter semester 2020/21 and the evaluation of the reviewers.Conclusion: The results and analysis of this exceptional situation will be used to also conduct the upcoming selection procedure for the summer semester 2021 in the virtual space. A valid assessment for the future use of a virtual selection procedure as a possible supplement to the personal selection interviews at the University of Witten/Herdecke remains to be made.IntroductionThe international state of research on selection procedures for medical students is also taken into account at German medical faculties in the use of cognitive and psychosocial abilities as criteria for predicting the success of studies . At the University of Witten/Herdecke (UW/H), student selection is a two-step process with a letter of motivation in the first step and a selection day with three different interview situations in the second . In view of the Sars-CoV-2 pandemic, it was necessary to create an alternative for the selection process of medical and psychology students for the winter semester 2020/21. The UW/H decided on a contact-free version of the selection days and their relocation to virtual rooms of the remote conference service Zoom [https://www.zoom.us/], which, among other things, enables audiovisual and real-time communication with several participants. The possibility of conducting job interviews virtually is a relatively new discipline, although this format offers applicants more flexibility at lower costs and is an acceptable alternative to personal interviews for the faculty . This project report describes the adaptation of the procedure to virtual space and its acceptance by the reviewers of the UW/H. EinleitungDer internationale Forschungsstand zu Auswahlverfahren von Medizinstudierenden findet auch an deutschen medizinischen Fakultäten Berücksichtigung in der Verwendung von kognitiven und psychosozialen Fähigkeiten als Kriterien zur Vorhersage des Studienerfolgs . An der Universität Witten/Herdecke (UW/H) erfolgt die Studierendenauswahl in einem zweistufigen Verfahren mit einem Motivationsschreiben im ersten und einem Auswahltag mit drei verschiedenen Gesprächssituationen im zweiten Schritt . Angesichts der Sars-CoV-2-Pandemie musste eine Alternative für das Auswahlverfahren der Medizin- und Psychologiestudierenden für das Wintersemester 2020/21 geschaffen werden. Die UW/H entschied sich für eine kontaktfreie Variante der Auswahltage und deren Verlegung in virtuelle Räume des Fernkonferenzdienstes Zoom [https://www.zoom.us/], der es u. a. ermöglicht, audiovisuell und in Echtzeit mit mehreren Teilnehmenden zu kommunizieren. Die Möglichkeit der virtuellen Durchführung von Bewerbungsgesprächen ist eine relativ junge Disziplin, obwohl dieses Format den Bewerbenden mehr Flexibilität bei geringen Kosten bietet und der Fakultät eine akzeptable Alternative zu persönlichen Interviews . Der vorliegende Projektbericht beschreibt die Adaptation des Verfahrens an den virtuellen Raum und dessen Akzeptanz bei den Gutachtenden der UW/H. Project descriptionAdaptation of the processFor reasons of fairness and practicability, the virtual selection procedure was implemented in zoom meetings with the following three stations of 30 minutes each:biographical individual interview with two reviewers in tandem (medical/psychological and student reviewer);presentation on a topic of your own choice and subsequent discussion with the two reviewers; two different tasks in a multiple mini interview. Training of the reviewersFor the medical and psychological reviewers (n=53), online training courses on the functionality and handling of the virtual zoom rooms were held in preparation. For the student reviewers (n=55) participating for the first time, the focus was on explaining the selection criteria and objectives at the various stations.Information on the selection daysWith the invitation three weeks before their respective selection day, the applicants received information for the persons affected by the collection of personal data from the data protection officer of UW/H. Three days before, they received their number and the individual schedule with information on when they are expected to arrive in which zoom room for which station in the selection process. On the selection day, the reviewers remained in their tandem in the same zoom room and were able to assess the applicants during their rotation period. The logistics of a selection day (morning) are shown in table 1 .In order to examine the feasibility and acceptance of the virtual selection procedure, the reviewers were sent an online questionnaire after the selection days (ethics vote of the UW/H 88/2020). The questionnaire contains 8 socio-demographic questions (e.g. age, gender, activity as an reviewer) and on a five-level Likert scale (1=strongly disagree ... 5=strongly agree) 5 organizational questions (e.g. procedure, technology) and 8 content questions (e.g. fairness, contact, assessment of the applicants) as well as 3 final open questions (see attachment 1 ). ProjektbeschreibungAdaptation des VerfahrensAus Gründen der Fairness und der Praktikabilität wurde das virtuelle Auswahlverfahren in Zoom-Meetings mit den folgenden drei Stationen á 30 Min umgesetzt:Biografisches Einzelgespräch mit jeweils zwei Gutachtenden im Tandem (ärztliche/psychologische und studentische Gutachtende);Referat zu einem selbst gewählten fachspezifischen Thema und anschließende Diskussion mit den zwei Gutachtenden; Zwei verschiedene Aufgaben in einem Multiple Mini Interview. Schulungen der GutachtendenFür die ärztlichen und psychologischen Gutachtenden (N=53) fanden zur Vorbereitung Online-Schulungen zur Funktionalität und Handhabung der virtuellen Zoom-Räume statt. Bei den erstmals teilnehmenden studentischen Gutachtenden (N=55) lag der Schwerpunkt auf der Erläuterung der Auswahlkriterien und Zielsetzungen auf den verschiedenen Stationen.Informationen zu den AuswahltagenDie Bewerbenden haben mit der Einladung drei Wochen vor ihrem jeweiligen Auswahltag Informationen für die von der Erhebung personenbezogener Daten betroffenen Personen vom Datenschutzbeauftragten der UW/H erhalten. Drei Tage vorher erhielten sie ihre Nummer und den individuellen Zeitplan mit Informationen, wann sie für welche Station im Auswahlverfahren in welchem Zoom-Raum erwartet werden. Die Gutachtenden verblieben am Auswahltag in ihrem Tandem im gleichen Zoom-Raum und konnten die Bewerbenden in deren Wechselzeit beurteilen. Die Logistik eines Auswahltages (Vormittag) ist der Tabelle 1 zu entnehmen.Evaluation des virtuellen Auswahlverfahrens Zur Untersuchung der Durchführbarkeit und Akzeptanz des virtuellen Auswahlverfahrens wurde den Gutachtenden im Anschluss an die Auswahltage ein Online-Fragebogen zugesandt (Ethikvotum der UW/H 88/2020). Der Fragebogen beinhaltet 8 soziodemografische Fragen (z. B. Alter, Geschlecht, Tätigkeit als Gutachter*in) und auf einer fünf-stufigen Likert-Skala (1=trifft gar nicht zu … 5=trifft voll zu) 5 organisatorische Fragen (z. B. Ablauf, Technik) und 8 inhaltliche Fragen (z. B. Fairness, Kontakt, Beurteilung der Bewerbenden) sowie 3 abschließende offene Fragen (siehe Anhang 1 ). ResultsSelection DaysIn the summer semester 2020, six selection days were held for the model course of study in human medicine. A total of 83 reviewers (41 medical, 42 student reviewers) examined 178 applicants in the selection interviews for their motivation and suitability for UW/H. The selection for the study programs in the Department of Psychology and Psychotherapy took place over four days. A total of 25 reviewers (12 psychological, 13 student reviewers) examined 90 applicants for the Bachelor's program in Psychology and 15 applicants for the Master's program in Clinical Psychology. Evaluation58 reviewers (21 female, 37 male) participated in the online evaluation. The average sum of the evaluation of 3.9±0.7 (range 1-5) corresponds to an approval of the virtual selection procedure, in which 89.7% (n=52) of the reviewers would participate again. Student reviewers assessed the virtual selection procedure significantly more critically than medical and psychological reviewers with respect to organization (Kruskal-Wallis-H=11.6, p=.003) and content (Kruskal-Wallis-H=7.1, p=.028), as shown in figure 1 .ErgebnisseAuswahltageIm Sommersemester 2020 wurden sechs Auswahltage für den Modellstudiengang Humanmedizin durchgeführt. Insgesamt 83 Gutachtende (41 ärztliche, 42 studentische Gutachtende) haben dabei 178 Bewerbende in den Auswahlgesprächen auf ihre Motivation und Passung zur UW/H geprüft. Die Auswahl für die Studiengänge im Department für Psychologie und Psychotherapie fand an vier Tagen statt. Dabei haben insgesamt 25 Gutachtende (12 psychologische, 13 studentische Gutachtende) 90 Bewerbende für den Bachelorstudiengang Psychologie und 15 Bewerbende für den Masterstudiengang Klinische Psychologie begutachtet. EvaluationAn der Online-Evaluation beteiligten sich 58 Gutachtende (21 weiblich, 37 männlich). Die durchschnittliche Summe der Evaluation von 3.9±0.7 (Range 1-5) entspricht einer Zustimmung zum virtuellen Auswahlverfahren, an dem 89.7 % (N=52) der Gutachtenden wieder teilnehmen würden. Dabei beurteilten studentische Gutachtende das virtuelle Auswahlverfahren signifikant kritischer als ärztliche und psychologische Gutachtende bzgl. Organisation (Kruskal-Wallis-H=11.6, p=.003) und Inhalt (Kruskal-Wallis-H=7.1, p=.028), wie in Abbildung 1 ersichtlich. DiscussionThe decision for the adaptation of the selection procedure of the UW/H to the virtual zoom room can be evaluated as adequate, since all selection days could be carried out successfully. The evaluation by the reviewers confirms the acceptance of the virtual selection procedure, although the student reviewers judge this change more critically, as already the introduction of the MMIs into the selection procedure .However, the benefit of digital methods should be considered in terms of whether the established techniques of personnel selection can be surpassed . This means that the virtual selection process should yield comparable results to the university's own selection process, which has been in place for more than 30 years and in which great value is placed on the "personality and talent" of applicants, particularly in the Departments of Human Medicine and Psychology of the Faculty of Health. DiskussionDie Entscheidung für die Adaptation des Auswahlverfahrens der UW/H an den virtuellen Zoom-Raum kann als adäquat bewertet werden, da sämtliche Auswahltage erfolgreich durchgeführt werden konnten Die Evaluation durch die Gutachtenden bestätigt die Akzeptanz des virtuellen Auswahlverfahrens, wenngleich die studentischen Gutachtenden diese Änderung kritischer beurteilen, wie schon die Einführung der MMIs in das Auswahlverfahren .Der Nutzen digitaler Methoden sollte aber dahingehend betrachtet werden, ob die etablierten Techniken der Personalauswahl übertroffen werden können . Das bedeutet hier, dass das virtuelle Auswahlverfahren vergleichbare Ergebnisse bringen müsste wie das seit über 30 Jahren bestehende universitätseigene Auswahlverfahren , bei dem insbesondere in den Departments Humanmedizin und Psychologie der Fakultät für Gesundheit ein hoher Wert auf “Persönlichkeit und Talent” der Bewerbenden gelegt wird. ConclusionThe results and analysis of this exceptional situation will be used to conduct the upcoming selection procedure for the summer semester 2021 in virtual space. A valid assessment for the future use of a virtual selection procedure as a possible supplement to the personal selection interviews at the University of Witten/Herdecke remains to be made.SchlussfolgerungDie Ergebnisse und Analyse dieser Ausnahmesituation werden verwendet, um auch das kommende Auswahlverfahren zum Sommersemester 2021 im virtuellen Raum durchzuführen. Offen bleibt noch eine valide Einschätzung für die zukünftige Nutzung eines virtuellen Auswahlverfahrens als mögliche Ergänzung zu den persönlichen Auswahlgesprächen an der Universität Witten/Herdecke.AcknowledgementsThe authors would like to thank the staff of the Admissions Offices for Human Medicine and Psychology, Cornelia Bock, Elke Moch, Dagmar Reinders and Petra Stammnitz as well as the medical students Marie Dahlke and Konstantin März for their active support in adapting the selection procedure to the virtual space.DanksagungDie Autor*innen danken den Mitarbeiterinnen der Aufnahmesekretariate Humanmedizin und Psychologie, Cornelia Bock, Elke Moch, Dagmar Reinders und Petra Stammnitz sowie den Medizinstudierenden Marie Dahlke und Konstantin März für ihre tatkräftige Unterstützung bei der Adaptation des Auswahlverfahrens an den virtuellen Raum.Competing interestsThe authors declare that they have no competing interests. InteressenkonfliktDie Autor*innen erklären, dass sie keinen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit diesem Artikel haben.Schwibbe ALackamp JKnorr MHissbach JKadmon MHampe WMedizinstudierendenauswahl in Deutschland Messung kognitiver Fähigkeiten und psychosozialer Kompetenzen2018Bundesgesundheitsbl Gesundheitsforsch Gesundheitsschutz78-186Schwibbe A, Lackamp J, Knorr M, Hissbach J, Kadmon M, Hampe W. Medizinstudierendenauswahl in Deutschland Messung kognitiver Fähigkeiten und psychosozialer Kompetenzen. Bundesgesundheitsbl Gesundheitsforsch Gesundheitsschutz. 2018;61:78-186. DOI: 10.1007/s00103-017-2670-2https://doi.org/10.1007/s00103-017-2670-2Zupanic MEhlers JPFricke JGerken RMHofmann MNitsche JFischer MRBauer DQualitative Untersuchungen zu den expliziten und impliziten Kriterien während des individualisierten Auswahlverfahrens für das Medizinstudium an der Universität Witten/Herdecke (UW/H)2019GMS J Med EducDoc3Zupanic M, Ehlers JP, Fricke J, Gerken RM, Hofmann M, Nitsche J, Fischer MR, Bauer D. Qualitative Untersuchungen zu den expliziten und impliziten Kriterien während des individualisierten Auswahlverfahrens für das Medizinstudium an der Universität Witten/Herdecke (UW/H). GMS J Med Educ. 2019;36(1):Doc3. DOI: 10.3205/zma001211https://doi.org/10.3205/zma001211Daram SRWu RTang SInterview from anywhere: feasibility and utility of web-based videoconference interviews in the gastroenterology fellowship selection process2014Am J Gastroenterol155-159Daram SR, Wu R, Tang S. Interview from anywhere: feasibility and utility of web-based videoconference interviews in the gastroenterology fellowship selection process. Am J Gastroenterol. 2014;109(2):155-159. DOI: 10.1038/ajg.2013.278https://doi.org/10.1038/ajg.2013.278Hofmann MReissenweber JSchmilewski PZupanic MImportant non-cognitive traits of applicants in the selection process at Witten/Herdecke University: Results from the Multiple Mini Interview course2014Jahrestagung der AMEE, Inspire…and be inspired. Milan, Italy: 30.08.-03.09.2014648Hofmann M, Reissenweber J, Schmilewski P, Zupanic M. Important non-cognitive traits of applicants in the selection process at Witten/Herdecke University: Results from the Multiple Mini Interview course. In: Jahrestagung der AMEE, Inspire…and be inspired. Milan, Italy: 30.08.-03.09.2014. Dublin: AMEE; 2014. p.648.Woods SAAhmed SNikolaou ICosta ACAnderson NRPersonnel selection in the digital age: a review of validity and applicant reactions, and future research challanges2020Eur J Work Organ Psychol64-77Woods SA, Ahmed S, Nikolaou I, Costa AC, Anderson NR. Personnel selection in the digital age: a review of validity and applicant reactions, and future research challanges. Eur J Work Organ Psychol. 2020;29(1):64-77. DOI: 10.1080/1359432X.2019.1681401https://doi.org/10.1080/1359432X.2019.1681401Butzlaff MHofmann MEdelhäuser FScheffer CTauschel DLutz GWirth DReißenweber JBrunk CThiele SZupanic MDer Modellstudiengang Medizin an der Universität Witten/Herdecke - auf dem Weg zur lebenslang lernfähigen Arztpersönlichkeit2014Handbuch Qualität in Studium und Lehre65-103Butzlaff M, Hofmann M, Edelhäuser F, Scheffer C, Tauschel D, Lutz G, Wirth D, Reißenweber J, Brunk C, Thiele S, Zupanic M. Der Modellstudiengang Medizin an der Universität Witten/Herdecke - auf dem Weg zur lebenslang lernfähigen Arztpersönlichkeit. In: Benz W, Kohler J, Landfried K, editor. Handbuch Qualität in Studium und Lehre. Berlin: Raabe - Fachverlag für Wissenschaftsinformation; 2014. p.65-103.
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Table 1: Schedule for a morning in the virtual selection procedure (15 applicants, 9 tandems with reviewers, 10 zoom rooms)
Tabelle 1: Zeitplan eines Vormittags im virtuellen Auswahlverfahren (15 Bewerbende, 9 Tandems mit Gutachtenden, 10 Zoom-Räume)
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Figure 1: Evaluation of the virtual selection procedure with respect to organization and content by the reviewers (n=58) (box plot)
Abbildung 1: Evaluation des virtuellen Auswahlverfahrens bzgl. Organisation und Inhalt durch die Gutachtenden (N=58) (Boxplot)
1011en1deEvaluation of a virtual selection procedure (VSP) for human medicine and psychology at the University of Witten/HerdeckeEvaluation eines virtuellen Auswahlverfahrens (VAV) für Humanmedizin und Psychologie an der Universität Witten/Herdecke1